Absenteo

Application Web pour la gestion simple des absences et remplacements dans les organisations scolaires.

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Une application qui simplifie les processus de gestion dans les organisations scolaires

Absenteo, une entreprise lancée par deux entrepreneures d’ici, dont une directrice d’établissement scolaire, a pour mission de révolutionner et d’optimiser les processus de gestion dans les organisations scolaires.

Avec un solide plan d’affaires en main, l’équipe d’Absenteo a approché NOVO pour développer une application Web qui permettrait aux intervenants du domaine de l’éducation, dont les remplaçants, les gestionnaires et les employés, de gérer les demandes d’absences ainsi que les remplacements sur une même plateforme conviviale.

Compagnie

Industrie

Type de projet

S’immerser pour bien comprendre les besoins des utilisateurs

Avant de se lancer dans le design et le développement, il était primordial pour nos équipes de bien comprendre les besoins de tous les types d’utilisateurs. Une application qui paraissait simple du premier coup d’œil s’est alors transformée en un réel défi que nous étions enthousiastes de relever.

Lors d’enquêtes contextuelles et d’ateliers réalisés par notre équipe UX en collaboration avec Absenteo, nous avons compris les enjeux des institutions scolaires, tels que la multiplicité des intervenants, la transmission de l’information, la communication et l’utilisation de plusieurs plateformes non connectées entre elles. Des cartes d’empathie et des personas ont été créés afin que l’ensemble des membres de l’équipe de conception aient une même compréhension des besoins des utilisateurs.

La définition de l’expérience utilisateur et l’architecture

C’est à partir des personas que nous avons défini l’architecture d’information ainsi que les flux d’utilisateur, avec l’objectif de couvrir toutes les interactions possibles avec l’application, et ce pour tous les profils des utilisateurs. Ces activités de conception ont été réalisées avec l’implication active de l’équipe d’Absenteo sur la plateforme collaborative Miro.

Le résultat de tout ce travail? Une architecture complète de l’application pour mettre la table pour le design de l’interface et le développement. Ce travail de définition a aussi aidé l’équipe d’Absenteo à se bâtir un modèle d’affaires solide adapté au marché ciblé, et qui prend en compte tous les intervenants.

L'élaboration de l’image de marque

Puisque l’entreprise était en lancement, Absenteo devait se doter d’une image préalablement au développement de l’application. Grâce au travail stratégique effectué en amont, nos designers ont proposé une image de marque reflétant les valeurs d’Absenteo. Ils ont aussi développé un guide des normes graphiques et d’ergonomie d’interface qui se transférera ensuite dans une expérience attirante pour les utilisateurs finaux de la plateforme web.

L’élaboration du design de l’interface utilisateur

En se basant sur l’architecture, les flux d’utilisateur et l’image de marque, nos designers d’interface ont commencé à créer des maquettes wireframes pour positionner les éléments et ainsi tester les interactions avec un prototype très minimal de l’application. Ces maquettes préliminaires visaient à s’assurer d’une navigation intuitive avant d’aller trop loin dans la conception graphique et le développement. Cette approche est propice aux ajustements rapides et à l’optimisation de l’expérience utilisateur.

Après que les wireframes aient été testés et approuvés en collaboration avec les équipes UX et développement logiciel, nos designers ont pu commencer le travail de conception graphique de l’application, une étape normalement très excitante pour un client. C’est à ce moment que l’application a commencé à prendre forme et que le design a pu être raffiné. Le logo, les couleurs, les typographies, la navigation, et la grille graphique ont été ensuite transmis à nos développeurs pour l’intégration.

Le développement de l'application

Pendant tout ce travail de stratégie et de design, notre équipe technique de développement logiciel ne se tournait définitivement pas les pouces: la technologie, dans ce cas une application web progressive (PWA), et les langages de programmation ont été sélectionnés tout en ayant l’évolutivité et la modularité de la plateforme en tête.

Le plan de développement a donc été divisé en trois phases:
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Phase de développement 1

L’architecture logicielle a été mise en place rapidement, permettant aux développeurs d’avoir un aperçu global des fonctionnalités à intégrer. En travaillant toujours selon le processus de développement Agile, le plan de développement pour la phase un du projet était donc prêt à être exécuté.

Les fonctionnalités primaires de la plateforme, comme le système de connexion et la gestion de comptes, ont été développées parallèlement au travail des designers pour économiser du temps. En se basant sur la méthodologie Agile et les sprints de développement, les fonctionnalités ont été créées et testées plus rapidement, ce qui a permis aux clientes d’obtenir un produit minimal viable (MVP) dans de courts délais. Cette version de l’application couvrait les différents parcours d’utilisateurs pour les absents, les remplaçants et les gestionnaires. Après avoir intégré toutes les fonctionnalités prévues pour la phase 1, fait de nombreuses itérations sur le contenu, et testé le tout sur un serveur de développement, l’application était enfin prête au lancement!

Absenteo a pu se servir de cette première version de la plateforme pour se faire rapidement une place sur le marché. Après seulement quelques mois, l’entreprise avait déjà plusieurs centres de services scolaires comme clients. La COVID-19 a par ailleurs joué un rôle important dans cette phase. Les clients d’Absenteo ont rapidement découvert la valeur ajoutée et la flexibilité d’avoir cette plateforme pour gérer les absences des enseignants dues à la COVID. Notre équipe logiciel a rapidement implanté de nouvelles fonctionnalités pour répondre aux nouveaux besoins en lien avec la pandémie.

Phase de développement 1
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Phase de développement 2

La phase deux du projet consistait à bonifier l’offre d’Absenteo et de répondre aux demandes de leurs clients ressorties lors de la phase un. L’ajout de nouvelles fonctionnalités d’administration, la restriction des comptes, la gestion plus en profondeur des utilisateurs sont quelques-uns des besoins identifiés par l’équipe d’Absenteo et leurs clients. Grâce à la modularité de notre code, il a été possible pour notre équipe de développement d’implanter ces nouvelles fonctionnalités de manière rapide et efficace.

Phase de développement 2
3
Phase de développement 3
La phase trois était prévue pour l’implantation de nouveaux modules pour atteindre un plus grand marché en répondant à de nouveaux besoins de la clientèle. NOVO a soutenu Absenteo dans l’établissement d’un plan de développement, en plus d’agir comme mentor pour son équipe interne pour le futur développement de cette phase.
Phase de développement 3

Le résultat

La collaboration avec NOVO a permis à Absenteo d’atteindre le marché rapidement en proposant un produit minimal viable tout en continuant de développer son modèle d’affaires sur une base solide. Le fabuleux travail des cofondatrices et l’application conçue par NOVO ont permis à leur entreprise d’aller chercher de nouveaux clients, de faire des revenus et d’ensuite utiliser ce succès pour aller chercher du financement ce qui pourra définitivement aider à propulser Absenteo vers de nouveaux horizons.
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